6 porad, jak zorganizować spotkanie biznesowe

Organizujesz pierwsze spotkanie biznesowe? Chcesz zrobić to sprawnie, unikając błędów? Chociaż przygotowanie konferencji biznesowej stanowi duże wyzwanie, istnieją uniwersalne zasady, które pomogą Ci w realizacji tego zadania. I to bez względu na branżę czy cel spotkania. Jeśli zależy Ci na wizerunku profesjonalisty, skorzystaj z 6 porad, jak zorganizować udane spotkanie biznesowe.

Gdzie zorganizować spotkanie biznesowe?

Wybór miejsca, w którym odbędzie się spotkanie, to jeden z najważniejszych punktów na Twojej liście. Spotkanie biznesowe z powodzeniem zorganizujesz w siedzibie swojej firmy – w jednej z sal. A co jeśli, korzystasz z wirtualnego biura? Sprawdź, czy oferta firmy, która udostępnia Ci wirtualne biuro, obejmuje wynajem sal konferencyjnych, co od pewnego czasu uchodzi za powszechną praktykę. Przykładem firmy oferującej takie rozwiązanie jest Centrum rachunkowości i szkoleń B&N z Bydgoszczy. W zakres usług B&N wchodzi nie tylko biuro wirtualne na wynajem, ale także sala konferencyjna na wynajem wyposażona w sprzęt konferencyjny i komputerowy.

Dlaczego warto zadbać o catering?

Krótkie przerwy na kawę lub herbatę pozwolą uczestnikom utrzymać wysoki poziom koncentracji w czasie całego spotkania. W przypadku dłuższej konferencji biznesowej zaplanuj obiad. Pamiętając o cateringu, zapewnisz gościom komfort w czasie dyskusji. Poczęstunek będzie też przyjaznym gestem w stronę uczestników i pomoże rozluźnić atmosferę między nimi. Organizując spotkanie biznesowe w sali konferencyjnej Biura rachunkowego B&N w Bydgoszczy – szczegóły oferty znajdziesz na stronie centrumrachunkowe.bydgoszcz.pl, możesz liczyć na obsługę cateringową spotkania.

Dlaczego warto przygotować plan spotkania?

Plan spotkania biznesowego ułatwi Ci jego sprawną organizację. Koniecznie ustal spis tematów, jakie poruszycie. Po omówieniu każdego zagadnienia wyznacz czas na pytania, aby przedyskutować różne kwestie z uczestnikami i rozwiać wątpliwości. Zwróć uwagę, aby najważniejsze tematy omówić na początku spotkania, gdyż później łatwo o nich zapomnieć. Plan spotkania biznesowego udostępnij gościom kilka dni wcześniej, aby przygotowali się do wymiany argumentów. Zadbaj też o odpowiednie przygotowanie sali konferencyjnej do wydarzenia.

Jak długo powinno trwać spotkanie biznesowe?

Na spotkanie biznesowe przeznacz 1 lub 2 godziny. Kilkugodzinne spotkania wymagają od gości dużego wysiłku intelektualnego, co utrudnia zachowanie pełnej koncentracji przez cały czas. Dlatego też w ich trakcie zaplanuj przerwy. Spotkanie biznesowe najlepiej rozpocząć o godzinie zbliżonej do pory posiłku lub zakończenia pracy. Jako profesjonalista pamiętaj o punktualności – zacznij i zakończ spotkanie o wyznaczonej godzinie.

O czym powiedzieć uczestnikom przed spotkaniem?

Tydzień przed wydarzeniem, przekaż gościom informacje co do jego terminu, lokalizacji i ram czasowych. Poinformuj uczestników o zakresie omawianych tematów, aby mieli czas na przygotowanie się do dyskusji. Powiedz o sposobie wejścia do budynku i o dostępności parkingu.

Jak zakończyć spotkanie biznesowe?

Spotkanie biznesowe zakończ podsumowaniem jego przebiegu. Przytocz wypracowane w trakcie dyskusji ustalenia i wnioski, a następnie prześlij je gościom e-mailem. Na koniec podziękuj wszystkim za obecność.